Hotel für Geschäftsreisen in Tschechien buchen

Märchenhafte Altstädte, imposante Burgen und Schlösser, üppige Wälder und eine weltweit gefeierte Bierkultur: Das Nachbarland Tschechien zieht pro Jahr knapp 22 Millionen Touristen in seinen Bann. Tschechien eignet sich jedoch auch hervorragend für Geschäftsreisen. Denn das Land mit der optimalen Infrastruktur bietet zahlreiche Möglichkeiten, Geschäftspartner und Kunden in edler Umgebung zu treffen und von neuen Projekten oder Produkten zu überzeugen.

Um komfortabel in Tschechien zu übernachten, nutzen Angestellte und Selbstständige in der Regel hochwertige Hotels vor Ort. Die gute Nachricht: Die Hotellandschaft in Tschechien fällt vielfältig aus. So bleiben vom Designhotel bis hin zum Adult-Only-Hotel keine Wünsche offen.

Doch was ist bei einer Dienstreise nach Tschechien zu beachten und welche wichtigen Aufgaben sind nach dem Business-Trip zu erledigen?

Dienstreise: Was muss ich bei einer Reise nach Tschechien beachten?

Der nächste Business-Trip nach Tschechien steht bevor? Im Vorfeld gilt es, ein passendes Hotel in der tschechischen Stadt der Wahl zu buchen. Dafür benötigt die HR-Abteilung alle notwendigen Unterlagen. In der Regel händigt diese auch eine Wegbeschreibung an den Angestellten aus, der die Dienstreise nach Tschechien antritt.

Das Hotel für Geschäftsreisen kann online gebucht werden. Dabei ist darauf zu achten, dass kostenloses WLAN zur Verfügung steht. So können Nutzer auch nach dem Geschäftstermin Aufgaben am Laptop realisieren, mit Mitarbeitern kommunizieren und die besprochenen Details schriftlich festhalten.

Außerdem ist darauf zu achten, dass das Hotelzimmer ausreichend Steckdosen aufweist. Diese sollten gut zugänglich sein, um die technischen Geräte aufladen zu können. Denn bei einem Geschäftstermin gilt: Der Akku des Laptops sollte stets aufgeladen sein, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden. Gleiches gilt für das Smartphone und das Tablet.

Im Idealfall entscheiden sich Dienstreisende in Tschechien für ein geräumiges und funktionales Hotelzimmer. Dieses sollte einen Arbeitsbereich mit einem Schreibtisch und einem Stuhl aufweisen. Die Beleuchtung sollte optimal ausfallen, um die Augen während der PC-Arbeit zu schonen. Weitere Annehmlichkeiten wie eine Kaffeemaschine oder ein Wasserkocher sorgen für einen hohen Komfort und verhindern, dass Nutzer die Lobby aufsuchen müssen.

Darüber hinaus sollte in dem tschechischen Hotel eine ruhige Atmosphäre herrschen, die ein konzentriertes Arbeiten ermöglicht. Viele Business-Hotels in Tschechien verfügen überdies über Open-Spaces und Konferenzräume. Letztgenannte können Kunden buchen, um ungestört mit Geschäftspartner und Kunden zu kommunizieren.

Ein geeignetes Business-Hotel befindet sich zudem in unmittelbarer Nähe zum Flughafen oder Bahnhof. So wird sichergestellt, dass die Anreise komfortabel ausfällt und der Geschäftsreisende keine Zeit verliert. Die Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel sollte vorhanden sein, sodass Geschäftsreisende ihre Business-Partner einfach und schnell erreichen.

Wer am Abend die Umgebung erkunden möchte, sollte ein Hotel in einem szenigen Viertel auswählen. In wenigen Minuten ist in diesem Fall das nächste Restaurant oder Café zu erreichen. Hier können auch geschäftliche Abendessen stattfinden.

Nach der Arbeit kann es sich obendrein als lohnenswert erweisen, wenn das Hotel über einen Spa-Bereich oder ein Fitnessstudio verfügt. Hier können Dienstreisende den Stress des Alltags vergessen und ihren Feierabend vollends auskosten.

Bei der Auswahl des Hotels achten diese im Idealfall auf die Online-Bewertungen anderer Kunden und werfen einen Blick auf die Bilder des Hotels. So verschaffen sich Interessierte einen ersten Eindruck über die Zimmer und die Servicequalität. Auch Empfehlungen von Kollegen oder Freunden können in die Entscheidung einbezogen werden.

Wichtig ist ferner, dass die Buchung online erfolgen kann. Der Check-In und Check-Out sollten flexibel ausfallen. So können spontane Termine wahrgenommen werden. Auch kostenfreie Stornierungen bis zum Vortag und die Möglichkeit zur Umbuchung erhöhen den Reisekomfort.

Geschäftsreise in Tschechien: Dokumente, Meldepflicht, Impfungen

Um in Prag oder einer anderen tschechischen Stadt einzureisen, benötigen deutsche Staatsbürger lediglich ihren Personalausweis. Alternativ kann der vorläufige Personalausweis oder Reisepass vorgezeigt werden. Eine Meldepflicht besteht erst bei einem Aufenthalt, der länger als 30 Tage andauert.

Bei der Einreise in die Tschechische Republik ist keine Impfung nachzuweisen. Allerdings ist es dennoch zu empfehlen, die Grundimpfungen auffrischen zu lassen. Dazu zählen Impfungen gegen Tetanus, Diphtherie, Masern und Pertussis. Ältere Personen ab einem Alter von 60 Jahren sollten sich außerdem gegen Pneumokokken und Grippe impfen lassen.

Ein Tipp: In Tschechien raten Experten ferner dazu, eine Impfung gegen Hepatitis A durchführen zu lassen.

Im Falle einer Krankheit können sich Dienstreisende kostenlos in einem örtlichen Krankenhaus oder einer Arztpraxis in Tschechien behandeln lassen. Der Grund: Zwischen Deutschland und der Tschechischen Republik besteht ein Sozialversicherungsabkommen. Die Voraussetzung bildet die Vorlage der Health Insurance Card (EHIC).

Trotzdem ist es zu empfehlen, eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen. Denn Leistungen wie ein Krankenrücktransport sind nicht kostenlos möglich.

Buchführung: Wie bucht man eine Geschäftsreise?

Angestellte und Selbstständige, die eine Geschäftsreise realisieren, verzeichnen Ausgaben. Diese umfassen zum Beispiel Kosten für den Transport, das Hotel und die Verpflegung. Zusätzlich fallen Reisenebenkosten an. Dazu zählen unter anderem Kosten für das Smartphone. Auf den Gewinn wirken sich diese Kosten negativ aus. Deswegen dürfen diese als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden.

Wichtig ist, dass die Reisekostenabrechnung korrekt erfolgt. Diese sollte Belege wie Rechnungen, das Reisedatum, den Reisezweck, die Reisedauer, das Reiseziel und Angaben über die Reisetransportmittel enthalten. Zudem sollten alle angefallenen Kosten für die Unterkunft, den Transport, die Verpflegung und Co. aufgelistet werden. Frühstückskosten werden nicht vom Finanzamt erstattet.

Das Fazit – das passende Business-Hotel in Tschechien finden

Ein persönliches Kennenlernen zwischen Mitarbeitern und Kunden beziehungsweise Geschäftspartnern kann den Unternehmenserfolg maßgeblich vorantreiben. So bildet dies die Basis für eine funktionierende Geschäftsbeziehung. Alle weiteren Verhandlungen basieren auf dem Vertrauensverhältnis, das der Mitarbeitende während der persönlichen Treffen kreiert.

Damit die Geschäftsreise nach Tschechien reibungslos verläuft, sollten Angestellte und Unternehmer ihr Business-Hotel sorgfältig auswählen. Wichtig ist, dass dieses über gute Verkehrsanbindungen verfügt und Möglichkeiten bietet, die Kunden und Geschäftspartner vor Ort und unter vier Augen zu treffen. Die Zimmer sollten über einen Arbeitsplatz und gut erreichbare Steckdosen verfügen. Die Atmosphäre sollte ruhig ausfallen.

Bei der Buchung im Anschluss an die Dienstreise nach Tschechien ist zu beachten, dass die angefallenen Kosten steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Jeder Kostenpunkt muss belegt werden. Dies kann durch Rechnungen erfolgen.

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